首先我們先來區(qū)分一下不符合性質(zhì)的判別原則。

1、判別原則

嚴重不符合：

a) 系統(tǒng)性不合格，如記錄控制，質(zhì)量部、銷售部、采購部等均控制混亂。

b)　區(qū)域性不合格，如質(zhì)量部文件管理、不合格控制、檢驗試驗等控制混亂，整個部門主控要素均符合性差。

c)　造成嚴重質(zhì)量后果沒有采取有效措施，如產(chǎn)品檢測誤判，造成批量不合格，直接損失很大，甚至造成客戶投訴。

一般不符合：

隨機的、孤立的、偶發(fā)的，易關(guān)閉的不合格。

2、不符合項分類

標準沒有規(guī)定開出的不符合報告一定要分類。通常為了便于管理，是分類的。要不要分類，如何分類，通常在內(nèi)審程序文件中加以規(guī)定。

不符合項如何分類。要看您做什么審核。過程審核、產(chǎn)品審核和體系審核對不符合項的分類是不同的。通常對產(chǎn)品審核、過程審核可以按照該不符合后果嚴重性來判定；而對于體系審核，不是根據(jù)后果嚴重性來分類的。通常根據(jù)是否是系統(tǒng)性的不符合來判定的。如果是系統(tǒng)性不符合，就是嚴重不符合；不是系統(tǒng)性不符合，就是一般不符合。

3、系統(tǒng)性不符合

什么叫系統(tǒng)性不符合？就是標準有一條，或一款要求沒有得到落實。整個體系中沒有規(guī)定如何執(zhí)行滿足標準要求的；就是主要不符合。

譬如，程序文件規(guī)定文件發(fā)放前要批準。您沒有規(guī)定如何做的，或者規(guī)定了，實際上沒有按照規(guī)定做。多處發(fā)現(xiàn)不符合，這就是嚴重不符合。如果有了規(guī)定，總的在執(zhí)行，個別地方出了差錯，就是一般不符合。

4、糾正不符合

無論是嚴重不符合還是一般不符合，都有可能會給組織帶來嚴重的后果。在糾正措施上應當一視同仁，不應當有所不同，都必須完善體系。

嚴重不符合是系統(tǒng)不符合，往往需要管理者負責來完善體系，一般不符合有可能是某主管來采取糾正措施。

5、合理評判

當審核發(fā)現(xiàn)不符合，如果內(nèi)審認為是嚴重不符合，必須由管理者出面才能解決，為了避免麻煩，就不開不符合報告，或者降低為觀察項，這是不應該的。

6、什么情況會被判為嚴重不符合項？

嚴重不符合：有下列情況之一的，即構(gòu)成嚴重不符合：

a)　系統(tǒng)性失效或失控，某些關(guān)鍵過程發(fā)生量大面廣的不符合。如對大部分銷售合同未進行評審，一年內(nèi)未做過內(nèi)審等；

b)　區(qū)域性失效或失控，如某個場所、部門游離于體系以外，嚴重影響組織的體系運行有效。

c)　明知故犯，造成嚴重后果的。如產(chǎn)品經(jīng)檢驗不合格，但未采取措施仍按合格品出廠。

d)　同一部門不符合同一條款的多個要素。

e)　多個部門不符合同一條款的某個要素。

f)　嚴重影響產(chǎn)品質(zhì)量的問題沒及時解決。

7、什么情況會被判為一般不符合項？

一般不符合（輕微不符合）：有下列情況之一的，可定為一般不符合：

a) 個別的孤立的不符合項，未對產(chǎn)品質(zhì)量造成明顯影響。

b)　文件偶然沒被遵守，后果不太嚴重。

c) 對系統(tǒng)不會產(chǎn)生重大影響的不符合。

8、什么情況會被判為觀察項？

觀察項：有下列情況之一的，可定為觀察項：

a)　已發(fā)生了問題或出現(xiàn)了潛在的苗頭，但尚未構(gòu)成不符合，繼續(xù)發(fā)展有可能成為不符合，需要提醒的注意事項。

b)　事實已構(gòu)成不符合項，但性質(zhì)較輕微。

c)　可能不符合但是沒有發(fā)現(xiàn)客觀證據(jù)，這種情況可繼續(xù)追問，直到發(fā)現(xiàn)客觀證據(jù)，否則不能進行主觀的判定符合或者不符合。